Registro horario obligatorio en España: cómo cumplirlo sin complicaciones
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas con trabajadores en España están obligadas a registrar la jornada laboral diaria de cada empleado. No importa el tamaño de la empresa, el sector o si el trabajador es a tiempo parcial o completo. La obligación es para todas.
Sin embargo, cinco años después de la ley, todavía hay muchas empresas que siguen sin cumplirla correctamente —o que creen que su método actual (una hoja de Excel, un papel firmado, o nada) es suficiente. En este artículo te explicamos qué exige exactamente la norma y cuál es la forma más sencilla de cumplirla.
¿Qué dice exactamente la ley?
El Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. La norma establece que:
- Las empresas deben registrar la hora de inicio y fin de la jornada de cada trabajador cada día.
- Los registros deben conservarse durante 4 años y estar accesibles para la Inspección de Trabajo y los representantes de los trabajadores.
- El método de registro lo decide la empresa, pero debe ser fiable y no manipulable.
- El incumplimiento puede suponer sanciones de hasta 6.250 € por infracción grave.
⚠️ Ojo con el Excel: la Inspección de Trabajo ha cuestionado en varias ocasiones el uso de hojas de cálculo como sistema de registro, precisamente porque son fácilmente manipulables. No son ilegales, pero generan riesgo en una inspección.
¿Qué métodos son válidos?
La ley no impone un sistema concreto, pero el método elegido debe cumplir tres requisitos: ser fidedigno (que refleje la realidad), accesible (para Inspección y trabajadores) y conservado durante 4 años.
En la práctica, los métodos más habituales son:
- Papel firmado: el más básico. Cada trabajador firma al entrar y salir. Es válido pero imposible de gestionar en empresas con más de 5-10 personas.
- Tarjetas o huella dactilar: sistemas físicos de fichaje. Requieren hardware y mantenimiento.
- App o software de fichaje digital: el trabajador ficha desde el móvil o el ordenador. Es el sistema más recomendado por la Inspección porque genera un registro automático, inmutable y centralizado.
¿Qué información debe quedar registrada?
- Nombre del trabajador
- Fecha del día
- Hora exacta de inicio y fin de jornada
- En algunos convenios, también los descansos
No es obligatorio registrar lo que hace el trabajador en cada hora, solo que ha trabajado desde X hasta Y.
Cómo hacerlo con Plan-ito Fichajes
Plan-ito Fichajes es un sistema de control horario digital pensado para empresas y asesorías laborales. El trabajador ficha desde su móvil o desde cualquier navegador, y el registro queda guardado automáticamente con fecha y hora exactas.
- El empleado ve su propio historial de fichajes en tiempo real.
- El responsable puede revisar cualquier día, semana o mes de cualquier trabajador.
- Al cierre mensual, el sistema genera el resumen de horas trabajadas listo para la asesoría.
- Los datos se conservan durante los 4 años que exige la ley sin ningún trabajo adicional.
✅ Para asesorías laborales: Plan-ito Fichajes tiene un panel multiempresa que permite gestionar el registro horario de todos los clientes desde un único acceso, con cierres mensuales y exportaciones incluidos.
Preguntas frecuentes
¿Estoy obligado aunque tenga solo 1 trabajador?
Sí. La obligación aplica a cualquier empresa con al menos un trabajador por cuenta ajena, independientemente del tamaño.
¿Y si el trabajador es teletrabajador?
También. Los teletrabajadores están sujetos al mismo registro horario que el resto. De hecho, para ellos el sistema digital es la única opción práctica.
¿Qué pasa si me inspeccionan y no tengo registros?
La falta de registro de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con sanciones de 751 € a 7.500 € dependiendo del número de trabajadores afectados y la reincidencia.
¿Tu empresa todavía no tiene el registro horario controlado?
Plan-ito Fichajes te lo resuelve en menos de 24 horas, sin instalaciones y con soporte directo.